Reglement van orde Rekenkamer
De rekenkamer heeft haar werkwijze vastgelegd in een reglement van orde. Het reglement is vastgesteld in de Rekenkamervergadering van 3 juli 2023.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 leden
1. De leden van de rekenkamer dragen gezamenlijk zorg voor:
- het selecteren van onderzoeksonderwerpen;
- het uitvoeren van onderzoekswerkzaamheden;
- het formuleren van conclusies, aanbevelingen en opstellen van rekenkamerbrieven;
- het samen met de secretaris jaarlijks uitbrengen van een jaarverslag over de werkzaamheden van de rekenkamer;
- het actief volgen van ontwikkelingen binnen de gemeente Huizen en rekenkamerwerkzaamheden in het algemeen en daarop inspelen;
- Het aanleveren van informatie en agendapunten voor de vergaderingen van de rekenkamer.
- het bewaken van de uitvoering van de onderzoeken;
- De rekenkamer wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan, die bij afwezigheid van de voorzitter diens taken waarneemt.
Artikel 2 De voorzitter
1. De voorzitter van de rekenkamer is belast met:
- het vertegenwoordigen en het woordvoerderschap van de rekenkamer. De voorzitter kan, indien de aard en / of omvang van een onderwerp daar aanleiding toe geeft, een ander lid van de rekenkamer als woordvoerder aanwijzen;
- het voorbereiden en leiden van de vergaderingen van de rekenkamer;
- het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze;
- het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming;
- de begroting en verantwoording;
- de functionele aansturing van de ambtelijk secretaris van de rekenkamer;
- het doen naleven van dit reglement;
2. De voorzitter kan een of meer van zijn taken mandateren aan de ambtelijk secretaris en eventuele onderzoeksmedewerker(s).
3. Alle formele correspondentie die van de rekenkamer uitgaat, wordt door de voorzitter ondertekend.
Artikel 3 Ambtelijk secretaris
1. De ambtelijk secretaris staat de rekenkamer bij de uitoefening van haar taak terzijde.
2. De ambtelijk secretaris draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de rekenkamer, de verslaglegging ne het uitvoeren van acties na de vergaderingen.
3. Alle formele correspondentie die van de rekenkamer uitgaat, wordt door de secretaris mede ondertekend.
4. De ambtelijk secretaris draagt zorg voor archivering van de onderzoeksdossiers en alle overige archiefwaardige stukken van de rekenkamer.
5. De ambtelijk secretaris beheert het budget van rekenkamer onder verantwoordelijkheid van de voorzitter.
Artikel 4 Klankbordgroep
1. Er is een klankbordgroep bestaande uit een raadslid per fractie.
2. De klankbordgroep dient ervoor om het contact tussen de rekenkamer en de raad vorm te geven. Het gaat hierbij met name om informatie-uitwisseling over onder andere mogelijke onderzoeksonderwerpen.
3. De klankbordgroep komt minimaal twee keer per jaar bijeen met de rekenkamer.
4. Indien nodig of gewenst kan op verzoek van de rekenkamer, of op verzoek van de klankbordgroep, de klankbordgroep vaker bij elkaar komen.
Hoofdstuk 2 Werkzaamheden
Artikel 5 Vergaderfrequentie
De rekenkamer vergadert in de regel acht keer per jaar. Wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven kan de voorzitter een vergadering annuleren of extra vergaderingen uitschrijven.
Artikel 6 Werkwijze
1.In de laatste vergadering van een kalenderjaar stelt de rekenkamer de vergaderdata voor het volgende jaar kalenderjaar vast.
2. De voorzitter stelt in overleg met de secretaris de agenda’s voor de vergaderingen voorlopig vast.
3. De secretaris zorgt voor verzending van de vergaderstukken, ten minste één week voor de vergadering. Bij spoedeisende gevallen kan de secretaris in overleg met de voorzitter van de termijnen afwijken.
4. De leden van de rekenkamer stellen de agenda bij aanvang van de vergadering vast.
5. Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk vóór aanvang van de vergadering aan de secretaris weten;
6. Bij verhindering van de voorzitter zit de plaatsvervangend voorzitter de vergadering voor. In geval van verhindering van beiden, zal de vergadering worden opgeschort.
7. Van iedere vergadering wordt een kort verslag gemaakt. De verslagen van de rekenkamer zijn niet openbaar.
Artikel 7 Stemmingen
1.Bij het staken van stemmen is bij afwezigheid van de voorzitter de stem van de plaatsvervangend voorzitter doorslaggevend.
2.Een stemming is alleen geldig als minimaal twee leden aan de vergadering hebben deelgenomen.
Artikel 8 Onderzoeksprotocol
De rekenkamer stelt een onderzoeksprotocol vast waarin de werkwijze van de rekenkamer is beschreven. Het onderzoeksprotocol zal ter kennisgeving worden aangeboden aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 9 Evaluatie
De rekenkamer evalueert jaarlijks tijdens de laatste vergadering van het jaar haar werkwijze. Een keer in de vier jaar voert de rekenkamer een uitgebreidere zelfevaluatie uit.
Hoofdstuk 3 Verantwoording
Artikel 10 Jaarverslag
1. De rekenkamer stelt jaarlijks een jaarverslag op.
2. In het jaarverslag geeft de Rekenkamer weer welke onderzoeken zijn verricht, welke conclusies en aanbevelingen uit de onderzoeken zijn gekomen en verantwoordt de Rekenkamer haar bestedingen in het betreffende jaar.
3. De rekenkamer stelt het jaarverslag vast en stuurt het stuk voor 1 mei ter kennisneming aan de gemeenteraad.
Hoofdstuk 4 Slot bepalingen
Artikel 11 Communicatie
1. Per onderzoek wordt door de rekenkamer bepaald op welke wijze extern wordt gecommuniceerd.
2. het reglement van orde van de rekenkamer wordt openbaar toegankelijk gemaakt via de website van de rekenkamer.
3. De rekenkamer stelt onderzoeksprogramma’s, jaarplannen, jaarverslagen en onderzoeksrapporten/ brieven beschikbaar via de website van de gemeente Huizen.
4. Leden van de rekenkamer onthouden zich buiten rekenkamerverband altijd van het verstrekken van informatie over lopende rekenkameronderzoeken.
Artikel 12 Inwerkingtreding
Dit reglement van orde is vastgesteld tijdens de vergadering van de rekenkamer d.d. 3 juli 2023 en treedt de dag na bekendmaking inwerking.
Artikel 13 Citeerartikel
Dit reglement van orde wordt aangehaald als: ‘Reglement van orde Rekenkamer Huizen’.