Werkwijze rekenkamer
In de Verordening gemeentelijke rekenkamer Huizen zijn zaken vastgelegd over o.a. de benoeming van leden, vergoeding van externe leden, taak van de ambtelijk secretaris, reglement van orde, onderwerpselectie, werkwijze en budget. De rekenkamer heeft haar werkwijze vastgelegd in een reglement van orde en een onderzoeksprotocol.
Vergaderingen
De rekenkamer komt ongeveer 11 keer per jaar bij elkaar. Vergaderingen van de rekenkamer zijn besloten.
Aanpak onderzoek
Bij elk onderzoek worden de volgende stappen doorlopen:
Onderwerpkeuze
De onderzoeksonderwerpen worden gekozen aan de hand van bepaalde normen/criteria. Dit is vastgelegd in het onderzoeksprotocol. Onderwerpen worden gekozen bij het vaststellen van het jaarplan. De raad kan een verzoek indienen om een onderzoek uit te voeren. Dat zal meestal worden gehonoreerd hoewel de rekenkamer kan besluiten om niet op een verzoek in te gaan. Een afwijzing van een verzoek zal door de rekenkamer worden gemotiveerd. Ook als inwoner of ambtenaar van de gemeente Huizen kunt u een onderzoeksonderwerp onder de aandacht brengen van de rekenkamer. Geef in dat geval aan waarom u het onderzoek vraagt en wat uw doelstelling erbij is.
Voorbereiding van het onderzoek
De voorbereiding van het onderzoek bestaat uit het opstellen van een onderzoeksvoorstel. In (bijna) alle gevallen worden onderzoeken uitgevoerd door een extern bureau. Bij meerdere onderzoeksbureaus worden offertes opgevraagd. Vervolgens vinden er offertegesprekken plaats.
Uitvoering van het onderzoek
De gehanteerde aanpak is afhankelijk van het onderzoeksdoel en de onderzoeksvragen. De rekenkamer kan kiezen uit verschillende onderzoeksmethoden, zoals documentstudie, interviews of enquêtes. Daarnaast kan de rekenkamer kiezen uit verschillende soorten onderzoeken, zoals: kortdurend/verkennend onderzoek (quick scan), diepteonderzoek of opvolgonderzoek/doorwerkingsonderzoek. Indien er voldoende informatie is verzameld om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden, wordt de nota van bevindingen opgesteld.
Feitelijk wederhoor
De rekenkamer zendt de nota van bevindingen aan de verantwoordelijke ambtenaren met het verzoek om eventuele feitelijke onjuistheden te melden. Dit commentaar wordt verwerkt. De betrokken ambtenaren worden geïnformeerd over de wijze waarop dat gebeurd is en het onderzoeksrapport wordt afgemaakt.
Bestuurlijke reactie
Op basis van de nota van bevindingen stelt de rekenkamer conclusies en waar nodig aanbevelingen op. Het rapport wordt opgestuurd naar het college van B&W met het verzoek hierop te reageren.
Behandeling rapport
De rekenkamer stelt vervolgens een raadsvoorstel op. Het rapport wordt behandeld in een commissievergadering van de raad. De rekenkamer maakt het eindrapport vervolgens openbaar, eventueel vergezeld van een persbericht.