Onderzoeksprotocol Rekenkamer

a. De RK bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht. De RK laat zich bij haar keuze van onderwerpen leiden door verzoeken die worden gedaan, overleggen met de klankbordgroep en eigen inzichten. Hiervoor houdt de RK bij wat er aan thema’s speelt binnen de gemeente door publicaties van de raad, het college van B&W, zoals de begroting, de jaarrekening en beleidsstukken, lokale media, vakpublicaties en de overige rapportages die binnen de gemeente verschijnen te volgen. De secretaris houdt op deze wijze een groslijst van onderwerpen bij; 

b. De RK stelt jaarlijks een onderzoeksprogramma vast. Ter kennisname stuurt de RK het onderzoeksprogramma per e-mail naar de raad. 

c. Raadsleden, collegeleden en andere belanghebbenden kunnen bij de RK een gemotiveerd verzoek doen voor onderzoeksthema’s. De RK bericht de verzoeker binnen twee maanden in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de RK niet aan het verzoek voldoet, zal zij daarvoor gronden aanvoeren.

d. Ten minste één keer per jaar inventariseert de RK-suggesties voor onderzoek bij de klankbordgroep (een vertegenwoordiging van de raad);

e. De RK stelt op basis van de volgende criteria de onderzoeksonderwerpen vast:

• Er moet sprake zijn van een substantieel (maatschappelijk, financieel) belang;
• Het onderzoek moet door de gemeente te beïnvloeden beleid betreffen en thema’s die in de samenleving spelen;
• Er moet sprake zijn van enige evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken en rekening houdend met andere interne onderzoeken van de gemeente (bijvoorbeeld in het kader van artikel 213a Gemeentewet);
• Er bestaan twijfels over de doelmatigheid, doeltreffendheid en/of rechtmatigheid.
• Er kan lering worden getrokken uit het onderzoek (nieuwe inzichten)

a. De RK wijst voor elk onderzoek een lid aan (hierna trekker) om het onderzoek samen de secretaris te begeleiden. De trekker is actief betrokken bij de begeleiding van het onderzoek en fungeert naast de secretaris als contactpersoon voor de gemeentelijke organisatie en een extern onderzoeksbureau;

b. Voor elk onderzoek stelt de RK een onderzoeksopzet op. Hiervoor wordt doorgaans een vooronderzoek uitgevoerd; een analyse van de belangrijkste, relevante documenten. Indien nodig kan de RK besluiten om een aantal oriënterende gesprekken met sleutelpersonen te voeren.

c. Een onderzoeksopzet bestaat minimaal uit:

• Een aanleiding en achtergronden van de onderzoeksvraag;
• Het doel van het onderzoek;
• Voorlopige onderzoeksvragen (hoofd- en deelvragen);
• Afbakening van het onderzoek;
• Globale eisen voor een onderzoeksaanpak; 
• Tijdpad, planning.

d. De definitieve onderzoeksopzet wordt ter kennisgeving aangeboden aan de raad en de gemeentesecretaris; 

e. De RK kan de onderzoeksopzet tussentijds wijzigen. Wanneer er substantiële wijzigingen in de onderzoeksopzet worden aangebracht, zal dit worden meegedeeld de raad en de gemeentesecretaris; 

f. Omdat niet alle onderwerpen zich zullen lenen voor uitgebreid rekenkameronderzoek zoals beschreven in dit protocol, behoudt de RK zich het recht voor om in sommige gevallen te bezien of de onderzoeksvraag op een andere wijze door de RK kan worden onderzocht. Bijvoorbeeld door middel van een quickscan of het opstellen van een rekenkamerbrief over een thema. De RK bepaalt zelf in welke gevallen afgeweken wordt van het onderzoeksprotocol. Wanneer is afgeweken van dit onderzoeksprotocol wordt dit beschreven en onderbouwd in het jaarverslag.

g. De RK voert ook quick scans en doorwerkingsonderzoeken uit. Als het gaat om de doorwerkingsonderzoeken bekijkt de RK een aantal jaar na het onderzoek of de aanbevelingen door de gemeente zijn geïmplementeerd.

a. De RK laat onderzoeken uitvoeren door een externe partij zoals:

• professioneel onderzoeksbureau;
• stagiaires/onderzoekers van hogeschool of universiteit;
• andere door de RK adequaat geachte onderzoeker(s).

b. Er worden altijd meerdere partijen (minimaal 2) benaderd om aan de hand van de onderzoeksopzet een offerte uit te brengen. De offerte bevat in ieder geval:

• Een overzicht van de inhoudelijke aanpak die het bureau voorstaat, werkwijze en alle activiteiten die door het bureau in het kader van dit onderzoek zullen worden uitgevoerd (inclusief contact- communicatiemomenten tussen het onderzoeksbureau en de RK);
• Een opgave van de activiteiten die van de gemeente en van de RK verwacht worden. Een presentatie/toelichting van de uitkomsten van het onderzoek voor de raad is onderdeel van de offerte;
• Een planning;
• Een overzicht van maximaal drie soortgelijke door het bureau uitgevoerde opdrachten in de afgelopen 2 jaar, inclusief referenties en zo mogelijk een link naar het eindproduct;
• Een vermelding van de medewerkers die worden ingezet voor dit onderzoek en hun CV. Daarbij wordt ook aangegeven wie de hoofdonderzoeker is en tevens contactpersoon voor de RK;
• Indien van toepassing: Een vermelding van eerdere opdrachten die voor de gemeente Huizen zijn uitgevoerd de afgelopen vijf jaren voor de datum van de uitvraag.
• Een gespecificeerde raming van de kosten (uren en uurtarieven) resulterend in een vaste prijs voor het totale onderzoek (inclusief reis- en verblijfskosten en eventuele overige kosten);

c. De partijen zullen bij de offerteaanvraag nadrukkelijk worden gevraagd of zij op het desbetreffende terrein al werkzaam zijn of waren voor de gemeente Huizen. Wanneer dit het geval is en de RK vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling tot gevolg heeft, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende bureau kan worden verstrekt.

d. De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de voorwaarden van de RK.

e. De ingediende offertes worden onderling vergeleken. Indien nodig worden partijen uitgenodigd om een toelichting te geven, waarna de RK een definitieve keuze maakt;

f. Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe partijen is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van de eindrapportage bij de rekenkamer blijft liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang en conclusies van het onderzoek door de RK worden genomen.

g. De ambtelijk secretaris van de commissie is belast met de dagelijkse voortgang van het onderzoek en vormt het primaire aanspreekpunt voor het bureau.

h. De ambtelijk secretaris introduceert de onderzoeker(s) bij de sleutelfiguren voor het onderzoek.

i. Afhankelijk van het onderwerp kan de RK er ook voor kiezen een uitvraag op hoofdlijnen beschikbaar te stellen aan onderzoeksbureaus om vervolgens in een oriënterend gesprek de uitvraag toe te toelichten en/of aanvullende vragen te beantwoorden waarna de onderzoeksbureaus gevraagd worden om een offerte in te dienen;

j. Welke procedure de RK hanteert, wordt in de uitvraag altijd expliciet vermeld;

k. De onderzoeksbureaus ontvangen bij de offerteaanvraag dit onderzoeksprotocol.

a. De RK kan (gemotiveerd) besluiten om het onderzoek zelf uit te voeren.

b. Wanneer de RK onderzoek in eigen beheer uitvoert, treedt minimaal een lid van de RK op als kritisch tegenlezer. Deze maakt geen deel uit van het onderzoeksteam;

c. Een onderzoeksteam bestaat minstens uit twee leden, waarbij ook de secretaris-onderzoeker lid kan zijn van het onderzoeksteam. Een van de teamleden vervult de rol van trekker;

d. Wanneer de RK besluit om zelf het onderzoek uit te voeren, stelt de trekker een onderzoeksvoorstel op. In de onderzoeksopzet die wordt gemaakt voor onderzoek in eigenbeheer is ook een planning opgenomen waarin ook de momenten zijn opgenomen waarin de tegenlezer het onderzoeksteam van kritisch commentaar voorziet.

e. Leden van de RK ontvangen een uurvergoeding (zie Verordening Rekenkamer Huizen 2022) voor het uitvoeren van een onderzoek.

a. De gemeentesecretaris wijst bij de start van het onderzoek een contactpersoon van de gemeente aan.

b. De directie is verantwoordelijk voor de informatieverspreiding aan de medewerkers op de afdelingen.

c. De rekenkamer start het onderzoek met een startbijeenkomst waarbij de betrokken ambtenaren en de onderzoekers aanwezig zijn. Van de startbijeenkomst wordt er een verslag gemaakt door de onderzoekers. Met de contactpersoon worden afspraken gemaakt over de procedure en planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de RK de door haar benodigde informatie van de betrokken afdeling(en) zo snel mogelijk kan verkrijgen en hoe de belasting van de afdeling door het onderzoek zoveel minimaal mogelijk kan zijn;

d. Van alle individuele interviews die voor het onderzoek plaatsvinden, wordt er binnen een week een schriftelijk verslag gemaakt. Dit schriftelijke verslag wordt ter accordering aan de geïnterviewde voorgelegd. Gespreksverslagen zullen vertrouwelijk worden behandeld en zijn alleen inzichtelijk voor het onderzoeksteam en de RK. Als er in het rapport wordt geciteerd dan gebeurt dit doorgaans zonder vermelding van naam en functie. Ingeval de RK het toch van belang acht dat naam en functie worden vermeld dan gebeurt dat alleen met expliciete toestemming van de geïnterviewde;

e. Leden van de RK kunnen aanwezig zijn bij de interviews.

f. Als er sprake is van onderzoek door externen vindt er regelmatig overleg plaats tussen het onderzoeksbureau en de secretaris/trekker van de RK over de voortgang van het onderzoek. Het onderzoeksbureau rapporteert tijdig als zaken niet lopen zoals dit vooraf was afgesproken. Er kan alleen in overleg met de RK worden afgeweken van de vastgestelde onderzoeksopzet. De eindverantwoordelijkheid en de regie liggen bij de RK. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting en voortgang van het onderzoek door de RK genomen worden.

a. Het uitgangspunt in de rapportage van de RK is transparantie. De RK verstaat daar onder:

• Helderheid bieden in hoe de RK tot haar conclusies is gekomen;
• Een duidelijk onderscheid maken tussen normen (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen;
• Bij refereren aan documenten, websiteteksten of gesprekken: precies vermelden van bron en zo mogelijk datum.

b. De RK is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het rapport. De RK formuleert zelf de aanbevelingen aan de raad.

c. Het lid-trekker bewaakt de voortgang van het onderzoek. De voorzitter bewaakt samen met de secretaris de algehele planning van de RK.

d. Afhankelijk van het onderzoek kan de RK een tussenrapportage opvragen.

e. Rapportages bevatten de volgende onderdelen:

• Samenvatting
• Onderzoeksontwerp inclusief doel- en vraagstelling
• Toetsingskader
• Bevindingen
• Analyse van de bevindingen
• Conclusies en waar nodig aanbevelingen

f. Deze indeling geldt als leidraad, er kan van worden afgeweken.

g. Er wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage. Dat betekent dat de achtergrondinformatie zoveel mogelijk in de bijlagen wordt verwerkt. 

Er wordt gewerkt met ambtelijk en bestuurlijk wederhoor.

a. Ambtelijk wederhoor:

• Met ambtelijk wederhoor krijgt de gemeente (en of onderzochte partij) de mogelijkheid om de conceptbevindingen te controleren op eventuele feitelijke onjuistheden;
• Het conceptbevindingenrapport wordt aangeboden aan de gemeentesecretaris en/of de contactpersoon. Er wordt gevraagd om de bevindingen te controleren op omissies en/of feitelijke onjuistheden en om expliciet aan te geven welke feiten in het rapport onjuist zijn weergegeven en wat een juiste weergave daarvoor in de plek zou zijn. Tevens wordt hierbij een onderbouwing opgenomen;
• Aan de organisatie wordt een termijn gesteld van maximaal twee weken om te reageren op de conceptbevindingen;
• Na het verstrijken van de termijn worden gebleken feitelijke onjuistheden in het rapport door de onderzoekers gecorrigeerd. De opmerkingen uit het ambtelijk wederhoor die niet worden overgenomen worden onderbouwd afgewezen. De betrokken ambtenaren ontvangen een schriftelijke terugkoppeling inzake de verwerking van het ambtelijk wederhoor.

b. Bestuurlijk wederhoor

Het bestuurlijk wederhoor vindt plaats ná het ambtelijk wederhoor. De RK stuurt het definitieve rapport inclusief conclusies en aanbevelingen aan het college van Burgemeester en Wethouders voor een bestuurlijke reactie. Hiervoor geldt een maximale termijn van drie weken. Gemotiveerd kan de RK besluiten om van deze termijn af te wijken. Naar aanleiding van de bestuurlijke reactie kan de RK een nawoord opstellen.

c. De eindrapportage inclusief de bestuurlijke reactie wordt aangeboden aan de raad. Een afschrift hiervan wordt verzonden aan het college van Burgemeester en Wethouders en overige betrokkenen;

d. In de meeste onderzoeken zal zowel ambtelijk als bestuurlijk wederhoor plaatsvinden. Door omstandigheden kan er door de RK van deze procedure worden afgeweken, bijvoorbeeld omdat er sprake is van een Quick scan/rekenkamerbrief waar geen conclusies aan verbonden zijn.

e. Nadat het bestuurlijk wederhoor heeft plaatsgevonden, maakt de RK een raadsvoorstel met een conceptbesluit. Dit voorstel heeft betrekking op de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek van de rekenkamer en bevat een opdracht aan het college om binnen een nader te bepalen termijn te komen met een plan van aanpak ter uitvoering van de door de raad overgenomen aanbevelingen.

a. In een zo vroeg mogelijk stadium kondigt de RK het onderzoek aan bij de griffier.

b. Het eindrapport biedt de RK aan de gemeenteraad aan.

c. De voorzitter en trekker zijn beide aanwezig bij de desbetreffende commissievergadering, en waar nodig tijdens de raadsvergadering,  aanwezig om een toelichting te geven op het rapport.

d. Met het aanbieden van het rapport aan de gemeenteraad is het rapport vastgesteld en openbaar. De RK kan een persbericht uitbrengen.

e. Het rapport wordt aan alle betrokkenen toegezonden.

f. Het rapport wordt op de website van de gemeente geplaatst.

g. De voorzitter van de RK is de woordvoerder van de RK. De voorzitter kan zich laten bijstaan door de trekker van het onderzoek. Zonodig kan de RK besluiten een persconferentie te houden.